Gửi sớm quá thì khách quên, gửi sát ngày thì khách không kịp sắp xếp. Đây là gợi ý mốc cho từng nhóm khách, cách đặt hạn xác nhận và khi nào nên nhắc lại.
Không có một con số đúng cho mọi đám cưới. Tuy vậy, có một nguyên tắc dùng được ở hầu hết nơi: khách càng phải sắp xếp nhiều để đến dự thì càng cần được báo sớm. Một người đi bộ năm phút tới nhà hàng và một người phải bay từ tỉnh khác cần những khoảng thời gian rất khác nhau.
Các mốc dưới đây là gợi ý để bạn bắt đầu. Hãy điều chỉnh theo phong tục của gia đình và vùng miền, theo mùa cưới đông hay vắng và theo quy mô đám cưới của bạn.
Nguyên tắc: báo ngày sớm, gửi thiệp chi tiết sau
Báo ngày cưới và gửi thiệp đầy đủ là hai việc khác nhau. Báo ngày là để khách giữ chỗ trong lịch, có thể làm sớm bằng một tin nhắn hoặc một tấm ảnh save the date. Thiệp chi tiết, có giờ giấc, bản đồ và nút xác nhận tham dự, gửi muộn hơn khi mọi thông tin đã chốt.
Cách chia hai bước giúp bạn không phải gửi thông tin chưa chắc chắn, và khách không phải nhớ ngày từ hai tháng trước chỉ qua một lời hẹn miệng.
Mốc gửi gợi ý theo từng nhóm khách
Khách ở xa hoặc cần xin nghỉ phép
Nhóm này cần báo sớm nhất, thường khoảng sáu tuần hoặc hơn, vì họ phải đặt vé, xin nghỉ và sắp xếp chỗ ở. Với những người ở nước ngoài, nên báo ngày cưới càng sớm càng tốt, ngay khi bạn đã chốt ngày, rồi gửi thiệp chi tiết sau.
Họ hàng và người lớn tuổi
Với người lớn tuổi, thứ tự quan trọng hơn thời gian: nên đến thăm hoặc gọi điện trước, sau đó mới gửi thiệp để họ có đủ thông tin. Việc này vừa đúng lễ nghĩa vừa tránh cảm giác họ biết tin qua một đường link. Thời điểm thường vào khoảng bốn đến sáu tuần trước ngày cưới.
Bạn bè thân
Bạn thân thường biết trước từ lâu qua trò chuyện. Gửi thiệp chi tiết cho nhóm này vào khoảng ba đến bốn tuần trước là đủ, kèm lời nhờ xác nhận để bạn xếp bàn.
Đồng nghiệp và các mối quan hệ công việc
Đồng nghiệp thường cần biết sớm hơn một chút so với bạn bè bình thường vì còn phải sắp xếp ca làm hoặc lịch họp. Khoảng ba đến bốn tuần là hợp lý, và nên nói rõ đây là lời mời để người nhận thấy thoải mái khi quyết định.
Đặt hạn xác nhận tham dự
Nếu bạn không đặt hạn, nhiều khách sẽ để đó và quên. Hạn xác nhận nên cách ngày cưới ít nhất một tuần, đủ để chốt số bàn với nhà hàng và xếp chỗ ngồi. Hãy ghi rõ hạn ngay trong tin nhắn mời chứ đừng chỉ ghi trên thiệp.
Với thiệp online, khách bấm xác nhận ngay trên thiệp và hai bạn xem tổng hợp trong Studio, nên bạn không phải tự ghi từng tin nhắn. Muốn biết cách thêm khách và gửi link riêng, xem bài cách làm thiệp cưới online.
Khi nào nên nhắc lại
- Một lần nhắc nhẹ khoảng ba đến năm ngày trước hạn xác nhận, cho những ai chưa trả lời.
- Một tin nhắn gần ngày cưới để khách nhớ giờ và địa điểm, kèm lại link thiệp.
- Với khách ở xa, một lời nhắc về việc đặt chỗ ở nếu bạn hỗ trợ giới thiệu nơi lưu trú.
Nhớ rằng nhắc lại là chuyện bình thường, không phải sự phiền toái. Chỉ cần giữ giọng nhẹ nhàng và ngắn gọn. Một vài mẫu câu có sẵn ở trang tin nhắn mời cưới.
Thiệp giấy và thiệp online: gửi thế nào cho khéo
Nhiều gia đình vẫn muốn có thiệp giấy cho người lớn tuổi và dùng thiệp online cho phần còn lại. Hai cách này đi cùng nhau được: thiệp giấy gửi trước hoặc trao tay, còn thiệp online chứa thông tin chi tiết như bản đồ, lịch trình và nút xác nhận. Trên thiệp giấy, bạn có thể in mã QR dẫn tới thiệp online.
Thiệp onlineTạo thiệp cưới online miễn phí, không cần đăng ký, gửi link qua Zalo trong vài phút.Câu hỏi thường gặp
Gửi thiệp cưới trước bao lâu là hợp lý?
Phổ biến là khoảng 3 đến 6 tuần trước ngày cưới, tuỳ nhóm khách. Khách ở xa và họ hàng nên được báo sớm hơn, bạn bè và đồng nghiệp có thể gửi muộn hơn một chút.
Gửi thiệp online có bị coi là thiếu trang trọng không?
Còn tuỳ khách. Với bạn bè và đồng nghiệp, thiệp online được chấp nhận rộng rãi. Với người lớn tuổi, bạn nên mời trực tiếp hoặc gọi điện trước rồi gửi thiệp online như phần thông tin chi tiết.
Nên đặt hạn xác nhận tham dự là khi nào?
Ít nhất một tuần trước ngày cưới để kịp chốt số bàn với nhà hàng. Hãy ghi rõ hạn trong cả tin nhắn mời lẫn trên thiệp.
Nếu khách không trả lời thì sao?
Nhắn nhắc nhẹ một lần trước hạn. Nếu vẫn không có phản hồi, bạn có thể gọi trực tiếp với những người thật sự quan trọng, còn với phần lớn khách thì tin nhắn nhắc là đủ.
